ホーム > スキャニングサービス > 電子化・スキャニング作業前の紙原稿確認事項
紙原稿チェックポイント
お客様がどんな仕様をお望みか？アシストVにどんな仕様で作業を依頼するか？によって、紙原稿スキャニング作業の費用や納期、電子化後の使い勝手が変わってきます。発注前に紙原稿を見てチェックしておきたい点をまとめました。
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電子化の目的・電子化後の活用方法
紙文書の電子化をご検討の理由、および電子化後どのように活用したいのか？―アシストVにまずはこれをお聞かせください。
「社内文書を素早く検索して閲覧したい」 「お客様からの問い合わせに迅速に対応したい」 「過去の会報をまとめて会員に記念配布したい」 「キャビネットがいっぱいなので保管スペースを空けたい」など…紙文書の電子化にはさまざまなメリットがありますが、目的によって電子化の方法は変わります。
一概に「紙文書の電子化」と言っても、お客様のご要望によってさまざまなパターンがあります。それぞれのパターンに最適なスキャニング方法をご提案いたしますので、是非お聞かせください。
紙原稿の種類：それは「なに書」ですか？
お客様の業界によって、さまざまな紙書類があるのは当然ですが、アシストVのこれまでの経験やノウハウの蓄積から、書類の種類を教えていただけると、過去の事例を元に電子化の方法を提案させていただきます。
| 業界 | スキャニング対象原稿 |
| 建設業界 | 竣工図、構造計算書、マンション管理委託契約書、賃貸物件平面図 など |
| 金融・保険業界 | 申込用紙、契約書、有価証券報告書、企業決算書、人事考課表 など |
| ソフトウェア業界 | ミーティング議事録、詳細設計書、設計変更書、稟議書、マニュアル など |
| 製造業 | 製造図面、製造指示書、出荷検査票、機械来歴票 など |
| 教育機関・学術機関 | 学会誌、卒業論文、学籍簿、学生アンケート用紙 など |
| 官公庁 | 統計資料、行政サービスの申込書、広報誌 など |
紙原稿の現状：どんな状態で綴じられているの？
紙フォルダーやバインダーに綴じてオフィスのキャビネットに置いてあったり、段ボール詰めして外部倉庫に預けてあったり、さまざまな保管形態があり得ます。 例えば
- お客様の書類はどんな保管状態でしょうか？
- それはいつごろの書類でしょうか？
- 紙文書保存のルールがあるか？あったとしてキチンと守られているか？
経験的に、「紙文書レベルの保管ルールが徹底されている場合と、保管ルールが存在しない場合では、スキャニングに掛かる作業工数が5倍以上異なる」と言えます。同じ10万ページを処理するとしても、見積金額で5倍違うこともございます。 作業工程の説明ページ もあわせてご覧ください。
紙原稿の件数・枚数・ページ数・ファイルメーター？
原稿は全部で何枚あるでしょうか？また原稿はすべて同じサイズでしょうか？用紙サイズ別にどのくらいの比率でしょうか？書類が契約書だとしたら、何件分の契約がそこには保管されているでしょうか？印字されているのは片面でしょうか？両面でしょうか？
もちろん用紙の正確な枚数である必要はありません。枚数のカウントはとても大変な作業ですし、スキャンが完了すれば結果的に枚数は把握できます。しかしある程度ページ数を把握しておかないと、予算を確保することができません。
ポイントは、「ファイルメーター」という概念です。見慣れない言葉ですが、要するに、「キャビネットの書類を全部一列に並べたら何mになるか？」…案外これで枚数の概算がでるのです。これを算出するには「コピー用紙は1cmで100枚」で、「一般のオフィス用キャビネットは幅が90cm」というヒントを使うと便利です。
概算総ページ数を簡単に把握するシミュレーションツールがありますので、お試しください。
アシストVの専門家による現場・現物確認をお勧めします。
紙原稿はルールに基づいて分類・整理されているか？
原稿が一定のルールに基づいて分類・整理されており、電子化後も同様のルールで文書管理を行う予定なら、作業にさほどの費用はかかりません。保管ルールがない、もしくはルール通りに保管されていない原稿は、電子化の前に紙原稿の整理を行わなければなりません。
原稿の整理作業は、作業全体の中でも大きなウェイトを占め、金額の変動要因でもあります。
予算とコストメリット：効果は出るの？
オフィス移転・引っ越しを計画しており、これに合わせて紙文書の電子化を行うお客様の場合、納期は明確ですので、それまでに作業を完了させる必要があります。
また、電子化にかけられる金額に上限がある場合も、予算が明確なので、その金額以下で作業をする必要があります。しかし、電子化によってどれだけコストメリットが出るかが分からなければ、文書電子化の提案を社内で通らない事が多いです。
アシストVでは、お客様の予算と納期に合わせたご提案をします。ご相談ください。
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