電子化のメリット

文書電子化6つのメリット

1. 資料授受が容易となり、文書保管スペースの削減が可能となる

「資料授受が容易」　例えば、あなたがある会議体の事務局で、メンバーに毎週資料を配布しているとしましょう。人数分の資料をコピーし、社内メールや宅配便で送付する作業が発生します。配布人数に比例して複写や配布のコストが発生し、また作業に多くの時間を費やします。電子化文書であれば、メールやインターネット上のサービスを使って、コストと時間を削減できます。

「保管スペースの削減」　モノクロ文書を画像データとして電子化する場合、CD1枚に約12,000ページ分を記録することができます。これは「5cm幅のバインダー約30～40冊が1枚のCDに収められる」ということです。紙文書を保管するスペースを、オフィス賃料に換算すると大きなの額になります。オフィス移転時に企業全体で紙書類を電子化して、月間数百万円分のスペースコストの節約になるケースもあります。

2. 迅速な情報検索が可能になり、データの再利用が可能となる

「情報検索が迅速化」　アメリカの一般的な企業では「誤った保管をされた文書を探し出す作業に120ドルの人件費」を、「紛失文書の捜索に年間400時間」を費やしている、との調査があるそうです。電子化され、適切な属性（検索のための情報）が付与された文書は、すぐに検索し閲覧・印刷できます。ただし、これは「適切に属性が与えられた」文書について言えることです。専門家のコンサルティングなどにより、検索性・即時性の高い保管のルールを決めることが重要です。

「データの再利用」　電子化されたデータは検索しやすいので、過去の文書の再利用も容易です。また、コンピューターでも編集できるので、過去の文書を活用して新たな知恵を生み出すことにつながります。

3. データ共有による伝達ミスの軽減が図られる

「データ共有」　電子データは一か所に置いてネットワークで接続すればどこからでもアクセスできます。紙書類のように一人ひとり持つ必要がありません。オフィスのサーバーに保管し、メンバーが同じデータを活用できます。各拠点がそれぞれで管理を行う必要がなく、「ワンソース・マルチユース」（唯一の情報源を、必要な用途に合わせて活用する）ことが可能です。

4. 地理的・時間的ギャップを超えた情報共有が行える

「地理的ギャップの克服」　例えば、あなたの会社が中国企業とオフショア開発をしていて、日本と中国が一つのプロジェクトを協力して進めているとします。お互いに仕様書や技術資料、図面などを参照する必要があります。これらを航空便で送っていては、コスト・時間の両面でマイナスです。電子文書はこういった地理的なハンデを克服し、どこにいても同質の知識共有を行うための強力な武器になります。

「時間的ギャップの克服」　また距離を縮めるのは地理的ギャップだけではありません。20年前のノウハウと今日のノウハウを同じように共有する、という風に「昔と今をつなげる」ことも可能なのです。言い換えると、文書の電子化をいま進めておくことは「現在と未来をつなげる」ことでもあるのです。

5. バイタルレコードに対するリスクを低減できる

「企業のリスクマネジメント」　「企業存続に関わる文書や代替情報が他に求められない文書、あるいは代替情報が他に求められるとしてもその代替に多くのコストと時間を要する文書」…これらをバイタルレコード（Vital Record）と呼びます。万が一、災害などの不測の事態が発生した場合に、企業活動を継続させるために最低限必要な情報を、どのように持っておくべきか？米国ニューヨークの同時多発テロでは、倒壊するビルとともに大量の紙書類が舞い散る映像をご覧になった方が多いと思います。このとき、日頃からバイタルレコードを電子化して他州に保管していた企業は、苦労はしたものの翌日には最低限の業務が遂行できた、という事例があります。

「ビジネス・コンティニュイティ・プラン」　以上のことがらは、バイタルレコード・マネジメント（VRM：Vital Record Management）と呼ばれ、BCP（Business Continuity Plan：緊急時にもビジネスを継続できるようにする業務継続計画）の重要な一部です。

6. 文書電子化を契機とした業務フローの再構築が行える

「文書・情報のサイクル見直し」　これは電子化に伴う副産物とも言えます。全社規模で電子化する場合、文書のライフサイクル全体を点検し、見直すチャンスでもあります。文書の発生から活用、保管・廃棄までのプロセスを見直すコンサルティング活動の中で、業務フローの改善・効率化がはかれることが多いからです。

「業務フローの再構築」　また、電子化文書を利用しやすくするには、電子化する前の紙書類がきちんと分類され整理されていることが理想です。紙書類の保存方法を含め、電子化を視野に入れた業務の見直しは、企業の将来活動の重要な成功要因です。「業務フローの再構築」を軽視し、電子化することだけを推進した結果、トータルコストや業務負荷が増大したケースもあります。電子化の効果をよく検討して、専門家に相談することをお勧めします。

文書電子化のメリット